Cahier des charges et utilisation de workflows

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Cahier des charges et utilisation de workflows

Tout d'abord bonjour à tous,

Mon entreprise souhaite travailler sur un ECM -GED complet mais hésite à utiliser Alfresco car elle ne connaît pas du tout l système de fonctionnement. Je me charge de connaître le produit Alfresco pour présenter les divers points suggérés par mon entreprise.
Ayant installé la version community 2.1 tomcat sur ma machine ( WinXP, jdk1.5.0_03, MySql en localhost pour test ) et essayant de l'utiliser dans de bonnes conditions, j'ai du mal à valider les demandes du cahier des charges.
Quelqu'un peut il m'aider à savoir si les fonctions que propose Alfresco sont conformes à mon cahier des charges dans un premier temps ?

ok = pour moi, attente confirmation
? = à confirmer


Gestion desarborescences et droits d'administration

1-1 Gestion des arborescences
Arborescence des dossiers totalement paramétrable par l'admin ? (ok)
Création, modification et suppression des rubriques et sous-rubriques ? (ok)

1-2 Publication des documents
Mise en ligne de documents au sein de l'arborescence ? (ok)
Consultation simple et sécurisée des documents via un navigateur web ?(ok)

1-3 Gestion des accès
Droits d'accès par profils d'utilisation ? (ok)
Gestion des vues en fonction des profils d'utilisation ? (ok)

Gestion des documents
2-1 Gestion du cycle de vie d'un document
Gestion d'un statut pour les documents (validé, en cours de validation,  … ) ? (ok)
Suivi du statut des docs en cours de validation ? (ok)
Gestion de la date de validité d'un doc ? (ok)
Gestion des versions ? (ok) ( manuel ? je n'ai vu qu'automatique)
Signalisation des nouveaux documents ? (?)
Archivage des docs périmés ou remplacés par de nouvelles versions ?  (?)
Lecture des documents archivés quelque soit leur format d'origine ? (ok)

2-2 Workflow et circuit de validation
Workflow pour les alertes ? (?)
Définition du circuit de validation des documents ? (ok)
Circuit de validation des documents pouvants faire intervenir plusieurs valideurs ? (ok) ( quelques problemes à ce niveau - voir suite pour détails )
Traçabilité totale des actions effectuées ? (ok)

2-3 Moteur de recherche
Accès rapide et contextuel des documents ? (ok)
Recherche selon les caracteristiques des documents ? (ok)
Recherche dans le contenu des documents ? (?) ( l'entreprise voudrait que la recherche se fasse sur un mot contenu dans le document, et non un mot clé )

**********************fin du cahier des charges******************

Dsl de vous mettre le cahier des charges comme cela, mais on a une urgence au niveau décisionnel, l'open source est vraiment une priorité Smiley Happy


Au sujet des workflows, j'ai bien compris comment on en crée, l'utilisation etc ….
Le problème est celui-ci :
Lorsque je crée un workflow sur un document se trouvant dans un dossier restreint à l'utilisation ( gestion des rôles ), je donne les droits à certains users pour que ceux-ci puisse valider le document, le mettre à jour etc….
Mais les autres utilisateurs qui ne font pas partis du workflow ont la possibilité de voir les travaux à effectuer dans le menu "Mon Alfresco" (tableau de bord à configurer )module " Toutes les Tâches Actives " et peuvent valider via le bouton "gérer la tâche", ce que je ne souhaite pas du tout.

Si vous comprenez mon problème, y'a t'il une solution pour éviter cela ?

Autre chose, le wiki version anglaise n'est pas du tout mon point fort, et j'ai quelques difficultés à la compréhension, donc si vous pouvez me donner des précisions claires, je vous remercie d'avance.

Merci

PS : une derniere chose, je n'arrive pas à trouver les *.class, *.java de l'outil. Il y'a bien les classes JSP dans le dossier Catalina, mais je n'arrive pas à localiser les autres sources.
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Member II

Re: Cahier des charges et utilisation de workflows

Quelqu'un pourrait me donner des informations avant 15h si possible ?

J'ai une réunion cet apres midi pour essayer de proposer Alfresco comme outil à la place d'une autre solution payante, open source mais moins complète !
L'entreprise doit communiquer son accord apres cette reunion

oui..je sais… je suis pressant, et encore désolé  :?
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Re: Cahier des charges et utilisation de workflows

Bonjour,

Poser une question en attendant une réponse sous quelques heures, c'est toujours un peu délicat, mais plus encore en cette période de congés Smiley Happy

Tant pis, au pire ces réponses (très rapides) serviront à d'autres.

Signalisation des nouveaux documents ? (?)

Par mail (règles de gestion d'un espace), ou bien en utilisant des tableaux de bord ( http://wiki.alfresco.com/wiki/Template_Guide )

Archivage des docs périmés ou remplacés par de nouvelles versions ?  (?)

Tâches planifiées et/ou scripts (javascript)
http://wiki.alfresco.com/wiki/JavaScript_API

2-2 Workflow et circuit de validation
Workflow pour les alertes ? (?)

Je ne comprends pas, mais j'aurai tendance à dire "oui".

Recherche dans le contenu des documents ? (?) ( l'entreprise voudrait que la recherche se fasse sur un mot contenu dans le document, et non un mot clé )

Par défaut, on recherche sur le contenu … je ne comprends pas ce que vous entendez par "mot clé".

Lorsque je crée un workflow sur un document se trouvant dans un dossier restreint à l'utilisation ( gestion des rôles ), je donne les droits à certains users pour que ceux-ci puisse valider le document, le mettre à jour etc….
Mais les autres utilisateurs qui ne font pas partis du workflow ont la possibilité de voir les travaux à effectuer dans le menu "Mon Alfresco" (tableau de bord à configurer )module " Toutes les Tâches Actives " et peuvent valider via le bouton "gérer la tâche", ce que je ne souhaite pas du tout.

C'est peut être un problème dans la définition de votre workflow, en particulier la gestion des droits associés (swimlane). Vous utilisez les Workflows simples (règle de gestion) ou bien jBPM ?

Autre chose, le wiki version anglaise n'est pas du tout mon point fort, et j'ai quelques difficultés à la compréhension, donc si vous pouvez me donner des précisions claires, je vous remercie d'avance.

Très sincèrement, si vous avez vraiment des problèmes avec l'Anglais, vous risquez d'avoir du mal (avec Alfresco, mais avec la plupart des outils Open source en général). A moins que ce ne soit un problème avec l'organisation du Wiki, auquel cas on devrait pouvoir vous aider.

PS : une derniere chose, je n'arrive pas à trouver les *.class, *.java de l'outil. Il y'a bien les classes JSP dans le dossier Catalina, mais je n'arrive pas à localiser les autres sources.

Le chemin vers les sources est ici :
http://wiki.alfresco.com/wiki/Alfresco_SVN_Development_Environment#Subversion_Repository_Access
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Member II

Re: Cahier des charges et utilisation de workflows

Par défaut, on recherche sur le contenu … je ne comprends pas ce que vous entendez par "mot clé".

Tout simplement la recherche d'un mot ou d'un élément dans le corps du fichier existant dans l'arborescence.
Par exemple, recherchez les fichiers qui ont au moins le mot "organisation" dans une ligne à l'intérieur d'un fichier ( recherche dans un pdf par exemple )
pas de mot-clé, c'est à dire, lier au document un mot clé permettant defaire une recherche rapide. Exemple : nom_du_fichier_tres_long.* –> mot clé : test

C'est peut être un problème dans la définition de votre workflow, en particulier la gestion des droits associés (swimlane). Vous utilisez les Workflows simples (règle de gestion) ou bien jBPM ?

J'ai essayé les workflows simples et avancés, toujours le même problème.
par contre ça fait 2 jours que je me documente, et je ne connais toujours pas la notion jBPM….

Sinon merci de tes réponses