Enviar emails a usuarios cuando se actualiza un documento

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naguilar
Member II

Enviar emails a usuarios cuando se actualiza un documento

Hola:

Soy nueva usando Alfresco, lo que requiero es que cuando se actualice un documento se envie un email a los usuarios que uno indique, que "el documento (nombre de documento que se actualizo) ha sido actualizado. El Alfresco que estoy  manipulando esta en ingles por lo que las opciones que encuentro al crear una regla (que todavia no entiendo bien que realiza cada una) en Select Condition es:

1.-
All items
Composite Condition
Items  of a specified type or its sub-types
Items that have  a specific aspect applied
Items which  contain a specific value in its name
Item with specific date value in property
Item with specific integer value in property
Item with specific text value in property
Item with  the specified category value
Item with  the specified mime type

Yo selecciono All items en el wizard, cuando aparece Select Action se despliega las siguientes opciones:
2.
Add aspect to item
Add simple workflow to item
Check in content
Check out content
Copy item to a specific space
Execute a script
Extract common metadata fields from content
Import an alfresco content package
Increment counter
Link item to category
move item to a specified space
Remove an aspect from an item
Send an email to  specified users
Specialise the type of an item
Transform a copy content to specific space
Transform a copy image to specific space

Yo selecciono Send an email to  specified users y selecciono los usuarios a enviar el email.

3.- Finaliza el wizard (finish)

Sin embargo al hacer las pruebas de hacer el check out y el check in de un documento, la notificacion a los usuarios por email, no llega….

Como puedo realizar una regla que haga esta funcionalidad, o que debo de hacer para enviar la notificación a los usuarios cuando un documento se  ha actualizado.

Espero alguien me pueda ayudar.
:roll:
:roll: saludos…
7 Replies
sbuckle_5948
Member II

Re: Enviar emails a usuarios cuando se actualiza un documento

Has configurado el servidor de correo?

http://wiki.alfresco.com/wiki/E-mail_Configuration
pjcaracuel_2349
Active Member

Re: Enviar emails a usuarios cuando se actualiza un documento

Buenas,

Sin embargo al hacer las pruebas de hacer el check out y el check in de un documento, la notificacion a los usuarios por email, no llega….

Has definido la regla de tipo update??

Saludos
naguilar
Member II

Re: Enviar emails a usuarios cuando se actualiza un documento

Has configurado el servidor de correo?

http://wiki.alfresco.com/wiki/E-mail_Configuration

Gracias por responder:

Si la configuración del correo esta bien realizada, mas bien mi problema es de usabilidad, no se enviar notificaciones cuando se actualiza un documento.


Saludos.  :?
naguilar
Member II

Re: Enviar emails a usuarios cuando se actualiza un documento

Buenas,

Sin embargo al hacer las pruebas de hacer el check out y el check in de un documento, la notificacion a los usuarios por email, no llega….

Has definido la regla de tipo update??

Saludos

He intendado definir la regla update, pero no encuentro la forma de hacerlo, si tu me puedes decir que pasos seguir te lo agradeceria mucho, lo pruebo, y te digo cual fue mi resultado.

Gracias, espero me puedas responder de inmediato. (por presion de usuarios Smiley Sad )

Saludos
naguilar
Member II

Re: Enviar emails a usuarios cuando se actualiza un documento

Gracias, tenías razón de tipo update es el correcto para indicarle el envío de e-mail.

Otra pregunta, ¿como puedo indicar en el e-mail el nombre del archivo que se actualizo? es decir de que manera concateno el nombre del documento con el mensaje del e-mail?

Saludos….
pjcaracuel_2349
Active Member

Re: Enviar emails a usuarios cuando se actualiza un documento

De nada,

, ¿como puedo indicar en el e-mail el nombre del archivo que se actualizo? es decir de que manera concateno el nombre del documento con el mensaje del e-mail?

Tal y como lo estas haciendo tienes una ventaja, es mas facil de realizar, pero un inconveniente, no se puede configurar tal y como deseas. Yo realizaria el envio de mail, en lugar de ejecutando la accion de sen mail, lo haria creando un javascript que realizara esta misma operacion. TE pongo un ejemplo, lo otro ya deberias investigarlo tu.

http://forums.alfresco.com/es/viewtopic.php?f=11&t=1513&p=6751

Saludos
naguilar
Member II

Re: Enviar emails a usuarios cuando se actualiza un documento

Gracias. Smiley Very Happy

He resuelto el problema que tenía, lo describo rápidamente por si otro usuario lo requiere:

Para la notificación de actualización de documentos cree una regla  en:

Conditions= All items

Select Action = Send an email to specified user (posteriormente se selecciona los usuarios para la notificación)
En la descripcion de contenido para el email se selecciona una plantilla que se crea previamente  y lo menciono en la parte de abajo.

Type = Update

Para que en la notificacion del email se concatene el nombre del archivo actualizado, cree una plantilla (ftl) en emails templates de la siguiente forma:
The document '${document.name}', has been updated '${space.name}' by '${person.properties.firstName}<#if person.properties.lastName?exists> ${person.properties.lastName}</#if>'.

You can view it through this link:

http://alfresco.sames.local:8080/alfresco${document.url}

Or through the Alfresco client:

<#assign ref=space.nodeRef>
<#assign workspace=ref[0..ref?index_of("://")-1]>
<#assign storenode=ref[ref?index_of("://")+3..]>
http://alfresco.sames.local:8080/alfresco/navigate/browse/${workspace}/${storenode}


Espero que esto le sirva a alguien que tenga la misma duda.

Saludos a todos Smiley Tongue  Smiley Tongue