Permissions Records Management et restauration avec Share

[deslauriersc]

Bonjour à tous,

Je suis présentement en train de réaliser une étude sur l'utilisation d'Alfresco qui servira à convaincre de l'utilité de l'implémentation d'un outil de GED les dirigeants de l'organisation où je fais un stage. J'ai installé sur une machine virtuelle roulant Redhat Linux 2.6.9-55 la plus récente version d'Alfresco, soit Alfresco Community 3.4.d, afin d'effectuer quelques tests.

J'explore maintenant le module Records Management d'Alfresco Share. Si j'ai bien compris, il s'agit d'un site dont la fonction principale est de permettre d'archiver avant tout des documents qui ne sont plus d'actualité (en collaboration au besoin) plutôt que de permettre la collaboration à des projets qui sont d'actualité, comme n'importe quel autre site qu'on peut créer avec Share?

Après quelques rencontres avec mes superviseurs de stage, ceux-ci semblaient dire qu'ils orienteraient l'implémentation officielle du produit vers l'utilisation Alfresco Share seulement plutôt que vers une combinaison d'Alfresco Share et Alfresco Explorer.

J'ai quelques questionnements au point où l'étude en est.

• J'aimerais savoir s'il est possible de restaurer des éléments supprimés à partir de l'interface Share? Je sais qu'il est possible de le faire avec Alfresco Explorer et que c'est très simple, mais il n'est dit nulle part s'il est possible ou non de le faire avec Share et je n'ai pas trouvé de forums où quelqu'un aurait déjà posé cette question.



• Je suis confrontée à un problème avec la gestion des permissions sur les Series, Categories et Folders du File Plan de Records Management. Lorsque j'ajoute dans les permissions à un de ces éléments un ou plusieurs groupes pouvant soit Lire ou Lire et Écrire, j'obtiens sans problème pour les utilisateurs concernées les bonnes permissions. Cependant, si j'ajoute le groupe Tout le monde (GROUP_EVERYONE) sur une Série, une Catégorie ou un Folder, il ne m'est ensuite plus possible de le retirer de la liste des groupes auxquels j'ai attribué des permissions; il n'apparaît plus dans la liste. De plus, ce groupe particulier ne semble être accessible nulle part à partir de Share ou à partir d'Explorer alors je ne peux pas, par exemple, retirer le droit en lecture pour contourner le problème. Comment puis-je retirer ce groupe?



• Mon dernier questionnement concerne les membres du site Records Management. Les utilisateurs qui rejoignent en lecture ce site n'ont pas accès au File Plan (ni à la fonction de recherche) à moins qu'un administrateur ne les ajoute manuellement à un des groupes associés à Records Management (ex. : Records Management User). Est-ce normal? Si oui, pourquoi est-il possible aux membres de s'inscrire eux-même à ce site? Ce n'est pas très convivial pour les utilisateurs de voir des erreurs générées dans certains libellés du site lorsqu'ils cliquent sur le File Plan par exemple.

Je lis énormément chaque jour sur internet, alors soyez assurés que je prends le temps de m'informer avant de poser une question. Mais corrigez-moi si je n'ai pas bien interprété quelque chose.

Merci et à bientôt
Catherine

[michaelh]

J'ai installé sur une machine virtuelle roulant Redhat Linux 2.6.9-55

J'espère que vous parlez de version de noyau, sinon c'est une drôlement vieille version de RH

J'explore maintenant le module Records Management d'Alfresco Share. Si j'ai bien compris, il s'agit d'un site dont la fonction principale est de permettre d'archiver avant tout des documents qui ne sont plus d'actualité (en collaboration au besoin) plutôt que de permettre la collaboration à des projets qui sont d'actualité, comme n'importe quel autre site qu'on peut créer avec Share?

Bon résumé.

J'aimerais savoir s'il est possible de restaurer des éléments supprimés à partir de l'interface Share?

Non, ce sera pour une prochaine version d'Alfresco.

Mon dernier questionnement concerne les membres du site Records Management. Les utilisateurs qui rejoignent en lecture ce site n'ont pas accès au File Plan (ni à la fonction de recherche) à moins qu'un administrateur ne les ajoute manuellement à un des groupes associés à Records Management (ex. : Records Management User). Est-ce normal?

Oui, les droits (et leur fonctionnement) sont différents des autres portions d'Alfresco. C'est un choix d'intégration.

Mais corrigez-moi si je n'ai pas bien interprété quelque chose.

Pas de correction, juste une question : êtes-vous certaine que le module RM soit la réponse au besoin ?
Si je demande cela, c'est parce que je passe mes journées à expliquer aux gens que RM n'a pas de sens dans leur contexte … Cela dit, parfois il y a (heureusement) des exceptions !

[deslauriersc]

Bonjour!

Désolée pour le délai de ma réponse.

Oui effectivement il s'agit de la version du noyau. J'utilise la version 4 (Nahant) update 5.

En ce qui concerne Records Management, je ne suis pas absolument certaine que ce soit la réponse au besoin, mais au travers mes lectures, j'ai cru comprendre que ce serait approprié pour une partie du problème au moins.

Je vais tenter de résumer la problématique de l'organisation pour laquelle je produis une étude.

En fait, le but ultime serait de supprimer complètement le serveur de fichiers, qui contient nombre de copies et de versions des documents, lesquelles personne ne peut localiser avec certitude. On veut que les utilisateurs travaillent en commun sur les projets et qu'ils le fassent à partir d'un point unique. On veut qu'il n'y ait qu'une copie des documents et qu'ils soient accessibles de plusieurs façons, c'est-à-dire qu'un document ne doit se trouver qu'à un seul endroit physiquement, mais qu'il puisse être référencé par plusieurs chemins d'accès.

On veut pouvoir gérer les utilisateurs de façon plus efficace, c'est-à-dire déléguer une partie du travail des informaticiens à chaque gestionnaire de département par exemple. Puisqu'ils ne sont que deux (m'excluant), il devient difficile de gérer les accès de 200 à 300 employés. Ils ne sont pas toujours informés des changements de poste requérant des retraits de droits entre autres (les ajouts sont plus urgents).

Cette partie peut vraisemblablement être adressée par la gestion documentaire qu'offre Alfresco, simplement.

Mais il y a d'autres problématiques dont je dois tenir compte dans l'étude et elles concernent particulièrement le service des archives de l'organisation. C'est là que le module Records Management entre en jeu.

Les documents papier doivent être conservés pour des raisons de sécurité et parce qu'ils constituent dans 95% des cas les originaux, mais on vise la dématérialisation pour une question de praticité, d'organisation et de gain de temps. Certains documents sont déjà informatisés, mais sont seulement stockés et non archivés, donc le suivi de ces documents est très difficile voire impossible. Encore une fois, on ne veut qu'une seule copie (la version finale) de chaque document archivé.

L’archivage des documents produits par les différents service de l'organisation se fait selon une série d’étapes à suivre. On veut centraliser ces étapes pour ne pas avoir à passer par un logiciel différent pour chaque étape.

On souhaiterait qu'il y ait un travail fait sur les métadonnées des documents archivés afin de rendre les recherches plus intéressantes. Il y a parfois des demandes faites au service des archives concernant un sujet particulier et un dossier contenant tous les documents pertinents au sujet doit être produit.

L'intégrité des données est essentielle, surtout d'un point de vue juridique.

Je vois qu'il est possible de sauvegarder les documents sous pratiquement n'importe quel format dans Alfresco, mais on doit considérer le fait que tous les outils présentement disponibles vieilliront, alors il faut trouver une façon ou un format particulier de conservation des documents qu'il sera assurément possible de lire plus tard.

Pour faire vraiment plus bref (parce que j'ai échoué plus haut), on considère dans notre situation qu'on a besoin d'une partie "GED collaborative" et une partie "archives".

Ceci dit, je suis ouverte à tout autre point de vue concernant cette étude, le but de mon stage étant d'apprendre quelque chose après tout!

Voilà et merci pour ces réponses.
Catherine