Workflow avancé avec gestion de la visibilité

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Workflow avancé avec gestion de la visibilité

Bonjour à tous !

Alors voilà, je suis un nouvel utilisateur Alfresco mais j'ai déjà bien cherché avant de vous soumettre ma question.

Il est possible de crée un Workflows basique (ou simple) sur un espace permettant de gérer une notion de droit en déplacent les contenu d'un espace à un autre.
Il est également possible de crée des Workflows avancés associés à un contenu qui nous permettent de gérer des statuts et d'affecter des taches à des personnes.

Mais est t'il possible de combiner les deux afin d'attribuer des taches à des utilisateur et qu'en fonction d'un état, la visibilité (l'espace) du contenu soit modifié.

Par exemple, tant qu'un utilisateur n'a pas validé un contenu je souhaite que ce contenu ne soit pas visible des autres utilisateurs.
Il est simple de réaliser cela avec un workflow basique sauf que l'utilisateur ne sera pas prévenu qu'il a un document à valider.
L'utilisation d'un workflow simple permet de prévenir le relecteur, mais il ne déclanche pas d'approbation lorsque le contenu est approuvé.

Il me semble que ce scénario est assez classique, mais ce workflow est-il réalisable ?
Et si oui comment dois-je m’y prendre ?

J’ai vu que d’autres questions sur les droits et les workflow n’avaient pas obtenues de réponse, alors merci par avance de votre aide.
13 Replies
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Member II

Re: Workflow avancé avec gestion de la visibilité

SVP pouvez vous me répondre ou me dire au moins pourquoi je n'ai pas de réponse ?
- Question idiote
- Question mal posée
- Personne ne sait
- …

Merci de votre aide
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Re: Workflow avancé avec gestion de la visibilité

Le forum est un peu désert Smiley Happy

Dis moi si j'ai bien saisi le problème

Tu souhaites :
1. un document non validé ne soit pas visible (visible que par le createur)
2. qu'on puisse donner ce document a valider a un reviewer (qui verra le document forcement)
3. une fois un document validé il devient visible pour tous les autres
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Re: Workflow avancé avec gestion de la visibilité

Oui c'est Exactement ça !

Merci d'avoir pris la peine de me répondre Kogangel.
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Re: Workflow avancé avec gestion de la visibilité

Il suffit de faire ça avec 3 espaces :
- un espace privé accessible que pour le créateur.
- un espace privé pour le valideur qui aura le rôle d'Editeur pour les documents déplacés dans cet espace.
- un espace public dans lequel tout le monde aura les droits de lecture sur les documents (rôle Lecteur).

Le workflow se charge au fur et à mesure de déplacer le document dans l'espace valideur, puis dans l'espace public. Il est possible de faire ça dans les workflows avancés via des scripts javascript (le déplacement du document peut se faire à la sortie d'une tâche par exemple).
Cette solution implique que les bons droits soient définis hors workflow. Je ne sais pas trop s'il est possible d'assigner automatiquement des droits dans le workflow …
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Re: Workflow avancé avec gestion de la visibilité

Merci pour cette réponse Cytrix mais avec ces trois espaces paramétrés avec les bons droits j'ai toujours la problématique de départ :

- utilisation d'un workflow simple permettant le déplacement des contenu dans les espaces mais pas d'ajouter une tache dans le tableau de bord d'un utilisateur

ou

- utilisation d'un workflow avancé permettant  d'ajouter une tache dans le tableau de bord d'un utilisateur mais pas de déplacer d'un espace à un autre en fonction d'un statut
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Re: Workflow avancé avec gestion de la visibilité

- utilisation d'un workflow avancé permettant  d'ajouter une tache dans le tableau de bord d'un utilisateur mais pas de déplacer d'un espace à un autre en fonction d'un statut
Si, il est possible de déplacer un document dans un autre espace par un workflow avancé Smiley Happy .
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Re: Workflow avancé avec gestion de la visibilité

J'ai parlé un peu vite Smiley Happy 

Mais apparemment, il n'est pas possible de démarrér les worflows avancés automatiquement sur tout les documents ajouté dans un espace ?

Mon objectif est que des utilisateurs ajoutent des documents (via CIFS) dans un répertoire et qu'un autre utilisateur ait dans son tableau de bord la liste de ces documents pour lesquels il doit compléter des méta données puis approuver (ou rejeter) ce qui aurait pour effet de les déplacer dans un autre répertoire.
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Re: Workflow avancé avec gestion de la visibilité

J'ai parlé un peu vite Smiley Happy 
Mais apparemment, il n'est pas possible de démarrér les worflows avancés automatiquement sur tout les documents ajouté dans un espace ?

Si on peut faire ça. Voir mon post ici.

Mon objectif est que des utilisateurs ajoutent des documents (via CIFS) dans un répertoire et qu'un autre utilisateur ait dans son tableau de bord la liste de ces documents pour lesquels il doit compléter des méta données puis approuver (ou rejeter) ce qui aurait pour effet de les déplacer dans un autre répertoire.
C'est tout à fait faisable :
- un admin indique pour un espace documentACompleter qu'il faut exécuter le workflow automatiquement.
- il met les bons droits sur l'espace pour que l'utilisateur B possède le rôle d'Editeur (lorsque les documents seront uploadés dans cet espace, ils hériteront de ces droits). Cela lui permettra de modifier les métadata des documents.
- un utilisateur A upload dans cet espace ses documents, ce qui déclenche le workflow pour chacun des documents.
- plusieurs tâches sont créées pour l'utilisateur B (une tâche par document).
-dans une tâche, l'utilisateur B peut modifier les metadonnées d'un document, puis le valider ou le rejeter ; la validation déplace automatiquemetn le document dans un espace documentValidés accessible à tous en lecture.
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Re: Workflow avancé avec gestion de la visibilité

Merci Cytrix, j'y vois plus claire maintenant !

J'ai tenté d'utiliser ton script permettant le lancement d'un workflow avancé sur le WF "lifecycle".
var workflow = actions.create("start-workflow");
   workflow.parameters.workflowName = "jbpm$wfl:lifecycleapproval";
   workflow.execute(document);

Mais j'obtiens une erreur lors de l'ajout de fichier :
Une erreur système s'est produite pendant l'opération : Failed to execute script 'workspace://SpacesStore/5a8d0b14-e712-425f-8392-7175341c1fc6': Mandatory task properties have not been provided: {http://www.alfresco.org/model/bpm/1.0}assignee

Concernant le déplacement d'un document vers un autre espace j'ai tenté l'approche proposée dans ce post
http://forums.alfresco.com/en/viewtopic.php?f=34&t=3828&p=57723&hilit=move#p57723
Pour l'instant ce n'est pas concluant non plus  :cry: