Dokument Management und Knowledge Management?

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dmc
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Dokument Management und Knowledge Management?

Frage: Ist mit der kostenfreien Version von Alfresco, so wie diese zum Download angeboten wird, ebenfalls ein Dokument Management und Knowledge Management möglich? Oder benötigt man hierzu Zusatztools?

Antwort:Alfresco ist ein vollwertiges und modernes DMS und kann auch sehr gut für Knowledge Management eingesetzt werden.
Die Besonderheit von Alfresco ist, dass der Anwender keine neuen Anwendungen installieren muss, in die er sich erst einarbeiten muss. Er arbeitet wie gewohnt auf einem Gruppenlaufwerk mit seinen Dateien und profitiert dabei von den erweiterten Möglichkeiten wie Versionierung, automatische Workflows, Metadaten und der leistungsstarken Suche.

Die Themen Dokumenten Management und Knowledge Management können allerdings sehr weit ausgelegt werden, so dass im Einzelnen geprüft werden muss, welche Funktionen Alfresco "out of the box" abdecken kann. Glücklicherweise gibt es schon für die wichtigsten Anwendungsfälle Erweiterungen und Produkte, die mögliche Lücken schliessen können.

Zusatztools werden beispielsweise eingesetzt, um Scans und Faxe zu verarbeiten oder um bestimmte Dokumenttypen im Browser anzuzeigen bzw. zu bearbeiten. Es gibt auch bereits Erweiterungen zu Email-Management, Wiki und zur revisionssicheren Archivierung.

Die angesprochene kostenlose Community Network-Version unterscheidet sich hauptsächlich durch Support und Wartung. Auf die Enterprise Network-Version erhalten Kunden entsprechenden Support, zertifizierte Versionen und Patches, um einen Betrieb auch als unternehmenskritische Anwendung zu gewährleisten.
19 Replies
mme
Established Member

Re: Dokument Management und Knowledge Management?

Gibt es Vorlagen für solche Sites? Entsprechend spezielle und vorkonfigurierte Datenlisten, Vorschlag der Dashlet-Arrangements, Best Practices zum Activiti/Prozess Mgmt? Sharepoint bietet das ja seit Jahren. Best-Case: Import der Site mit entsprechend angelegten Datenlisten und best Practices, wie diese Site schnell produktiv werden kann. So eine Sammlung von Sites könnte für viele Enduser hilfreich sein.

afaust
Master

Re: Dokument Management und Knowledge Management?

Auf einen 11 Jahre alten Post wird der originale Poster sehr wahrscheinlich nicht reagieren, zumal es das Unternehmen, dass hinter "dmc" stand, meines Wissens nicht mehr gibt - zumindest die verschiedenen, damaligen Mitarbeiter sind in alle WIndrichtungen verstreut.

Entsprechend der aktuellen Strategie von Alfresco ist die Oberfläche von Alfresco Share ein Auslaufmodell. Wer jetzt mit Alfresco anfängt, ist gut beraten, gründlich darüber nachzudenken, ob noch auf diese Oberfläche gesetzt werden soll. Auch wenn ich den neuen Ansatz, maßgeschneiderte Oberflächen für einzelne Anwendungsfälle auf Basis von ADF zu bauen oder eine extrem vereinfachte Anwendung über den Digital Workspace / die Alfresco Content App zu nutzen, absolut nichts abgewinnen kann - und deren Funktionen sowie Erweiterbarkeit noch extremst beschränkt sind - ist dies z.Zt. die voraussichtlich nachhaltigere/zukünftige Oberflächentechnologie.

Zur Frage: Die sinnvolle. produktive Nutzung von Share und seinen Sites ist eine höchst individuelle Frage, die je nach Kunde, Projekt, Abteilung, Team etc. jeweils anders beantwortet wird. Ich habe seit 2010 nur wenige, ähnliche Anwendungsfälle vorgefunden, in denen irgendwelche Standardschablonen hätten wiederverwendet werden können. Ggf. haben einzelne Dienstleister, die sich in einem sehr begrenzten Kundenumfeld / einer bestimmten Branche bewegen, solche Vorlagen, aber in der Breite hat das Thema nie eine ausreichende Relevanz erreicht.

mme
Established Member

Re: Dokument Management und Knowledge Management?

Vielen Dank für die Antwort! Nun ja, getreu dem Motto: was in Sharepoint hilft kann woanders ja woanders nicht im Weg stehen

Der Ertrag solcher vorgefertigen Sites besteht darin, Ideen und Lösungen, Anschauungen, am-Beispiel-lernen usw. zu erhalten. Im Nachvollzug fällt manches einfacher. Zugegeben, die Vorlagen sind auch nicht mehr so üppig bei SP: Aber als Anhaltspunkt, was man machen kann wäre das durchaus interessant.Man implementiert, staunt und macht sich an die Arbeit, die Site auf seinen Case umzusetzen. D´accord, sites sind immer hochspeziell, aber vorkonfigurite Sites helfen, sich schneller zurechtzufinden. Wäre es nicht möglich, solche Sites zum download mit einer kleinen Dokumentation zu versehen? So ein best-of-solution mit allen Einschränkungen, die so eine Standardisierung hat.

Hier mal die Vorlagen, die MS für SP bereitstellte:

  1. Absence Request and Vacation Schedule Management
    A site for teams to share information on when team members will be away from the office and who to contact for issues.
  2. Help Desk
    A site for teams to submit and manage customer support issues.  It provides lists to track service request history and includes a knowledge base.
  3. Budgeting and Tracking Multiple Projects
    A site for teams to track multiple projects.  It provides lists to track general project information, project tasks, and project issues.
  4. Inventory Tracking
    A site to track inventory items, levels, sales, and orders.
  5. Bug Database
    A site for teams to track bugs in their shared software projects.
  6. IT Team Workspace
    A site for an IT team site to manage incoming issues, projects, and bugs.
  7. Call Center
    A site for teams to track customer support calls.  It provides lists to track customers, service request history and includes a knowledge base.
  8. Job Requisition and Interview Management
    A site for teams to manage their job requisitions, candidates, and interviews.
  9. Change Request Management
    A site for teams to track change requests in multiple projects.  It provides lists to track change requests, general project information, project tasks, project issues, and project risks.
  10. Knowledge Base
    A site to manage and create knowledge assets within an organization.
  11. Compliance Process Support Site
    A site for teams to help plan compliance processes.
  12. Lending Library
    A site to track the assets of a team lending library.
  13. Contacts Management
    A site for teams to track their shared contacts.
  14. Physical Asset Tracking and Management
    A site for teams to track their existing physical assets and manage the process of proposing new assets.
  15. Document Library and Review
    A site for teams to store documents and provide feedback on a per-version basis.
  16. Project Tracking Workspace
    A site that supports team collaboration on projects.  This site includes Project Documents, Project Issues, Project Risks, and Project Deliverables lists which may be linked to tasks in Microsoft Office Project Server 2007.
  17. Event Planning
    A site for teams to plan and manage events like conferences.
  18. Room and Equipment Reservations
    A site for teams to manage the use of shared rooms and equipment.
  19. Expense Reimbursement and Approval Site
    A site for teams to submit and manage expense reports.
  20. Sales Lead Pipeline
    A site for sales teams to track contacts, accounts, leads, and opportunities.
mme
Established Member

Re: Dokument Management und Knowledge Management?

1.      Board of Directors

The Board of Directors application template provides a single location for an external group of members to store and locate common documents such as quarterly reviews, shareholder meeting notes and annual strategy documents. The template also tracks tasks, issues and calendar items so board members have a single location to view information relevant to them

2.      Business Performance Rating
The Business Performance Reporting application template helps organization managers track the satisfaction of customers through a combination of surveys and discussions. Surveys can be sent via Office InfoPath 2007 which are then consolidated by the template to give an overall response to a series of questions.

3.      Case Management for Government Agencies

The Case Management for Government Agencies application template helps case managers track the status and tasks required to complete their work. When a case is created, standard tasks and documents are created which are modified based on the work each case manager has completed.

4.      Classroom Management
The Classroom Management application template helps instructors and students organize and store information related to a particular class. The site includes document libraries to store assignments and lecture notes as well as calendars and announcement capability to enable communication from instructor to students.

5.      Clinical Trial Initiation and Management
The Clinical Trial Initiation and Management application template helps teams manage the process of tracking clinical trial protocols, objective setting, subject selection and budget activities. The site provides useful Office Word 2007 templates as well as the capability to create, track and assign tasks and issues related to a particular clinical trial.

6.      Competitive Analysis Site
The Competitive Analysis Site application template helps teams organize information about competitors and their products. The site provides useful Microsoft Office 2007 documents to perform SWOT and other useful competitive analysis techniques. Links to industry, company and product news can also be included to provide a single location for all competitive information.

7.      Discussion Database
The Discussion Database application template provides a location where team members can create and reply to discussion topics. Discussions are organized by categories, which are created by a site manager, and can be linked to Office Outlook 2007 via an RSS feed.

8.      Disputed Invoice Management
The Disputed Invoice Management application template helps accounts payable departments track open invoices including the potential savings associated with paying the invoice early. The site includes useful templates for analyzing the reasons invoices are being disputed as well as tracking who to contact for more information

9.      Employee Activities Site
The Employee Activities Site application template helps manage the creation and attendance of events for employees. Activity owners use the site to review proposals for new activities and create event calendar items. Employees use the site to sign up as well as track which activities they’ve attended in the past.

10.  Employee Self-Service Benefits
The Employee Self-Service Benefits application template provides tools for an organization to inform employees about available benefits as well as enabling them to enroll for each benefit.

11.  Employee Training Scheduling and Materials
The Employee Training Scheduling and Materials application template helps instructors and employees manage courses and related materials. Instructors can use the site to add new courses and organize course materials. Employees use the site to schedule attendance at a course, track courses they've attended and to provide feedback.

12.  Equity Research

The Equity Research application template helps teams collaborate on researching stocks and other equities. It provides a central location for teams to store documents, post links, track news, and hold discussions related to the equities tracked by the site.

13.  Integrated Marketing Campaign Tracking

The Integrated Marketing Campaign Tracking application template helps marketing managers track the implementation and success of outbound marketing activities. The template allows a manager to create marketing activities and track the results of those activities, such as responses generated and sales completed. The template contains multiple methods of analyzing the success of the campaigns including automated calculations and Office Excel 2007 templates for more detailed analyses.

14.  Manufacturing Process Management

The Manufacturing Process Management application template helps teams to model and track manufacturing processes as well as tasks and issues that arise in the upkeep of these processes.

15.  New Store Opening
The New Store Opening application template helps a team manage the opening of new store locations or re-modeling of existing store location. The site provides a single location to manage tasks, issues, and documents for all store opening processes, enabling end users to view relevant information and providing project managers insight across the entire project.

16.  Product and Marketing Requirements Planning

The Product and Marketing Requirements Planning application template enables teams to manage the process of collecting and documenting requirements for new products. The site provides several Microsoft Office 2007 templates providing useful techniques for Marketing, Product and Steering committee actions as well as a template for meeting notes and financial information

17.  Request for Proposal
The Request for Proposal application template helps manage the process of creating and releasing an initial RFP, collecting submissions of proposals and formally accepting the selected proposal from amongst those submitted. The site also helps simplify the process of notifying individuals about the status of the RFP and submitted proposals.

18.  Sports League
The Sports League Site application template helps an intra-company league administrator manage a baseball league. The site tracks team information, players, captains and scheduled team activities such as games, practices and social events. Team members can enter in game results and perform analysis at a team, game or individual player level. The site also enables discussions between league members through a League Discussion board.


19.  Team Work Site
The Team Work Site application template provides a place where project teams can upload background documents, track scheduled calendar events and submit action items that result from team meetings. The site also tracks the creation and purpose of "sub-teams" as well as enables discussion of topics created by members of the team.

20. Timecard Management
The Timecard Management application template helps teams track hours spent working on various projects. The site enables team members to "punch in" on a particular project and "punch out" when they cease work. The system automatically generates the time worked by project, and can show managers who is working on a particular project, total hours versus budgeted time and the details of who worked on a each project entered into the site.

afaust
Master

Re: Dokument Management und Knowledge Management?

Derartige Site-Vorlagen funktionieren nicht ohne die entsprechenden Metadatenmodelle, Automatismen etc. im Hintergrund (als Erweiterung des Repository), sowie tlw. auch spezielle Komponenten (Dashlets, UI Actions z.B. bzgl. Zustandsübergänge, Formulare), die auf die jeweiligen Anwendungsfälle abgestimmt bzw. individuell entwickelt werden müssen. Hinter einem solchen Vorlagenkonzept steckt eine immense Menge Aufwand, den irgendjemand leisten müsste, um das bereit zu stellen. Angesichts der geringen Relevanz in vielen Projekten und der Tatsache, dass, anders als Microsoft, weder Alfresco noch die einzelnen Dienstleister in Geld schwimmen, um hier für einen ungewissen Nutzen Aufwand reinstecken zu können, wird es schwer werden, so etwas auf die Beine zu stellen - und wie gesagt steht das Produkt bzw. die Oberfläche Share, so dass wahrscheinlich kein Manager hierfür jetzt noch Budget freigeben würde...

Historisch gesehen war es früher auch gar nicht möglich, für unterschiedliche Sites sauber isolierte Funktionalitäten als Erweiterungen / Anpassungen zu entwickeln und paketieren. Erst mit Alfresco 4.2 kamen die ersten Ansätze für die modulare Entwicklung / Erweiterung (und sind erst seit 5.0 wirklich brauchbar), und selbst jetzt gibt es immer noch einige Lücken, die es Entwicklern schwer machen, bestimmte Funktionalitäten nur in Site bestimmter Typen/Vorlagen bereit zu stellen, ohne andere Sites zu beeinträchtigen. Und daran wird sich auch nicht mehr viel ändern.

mme
Established Member

Re: Dokument Management und Knowledge Management?

schade no-template‌ adf‌ share‌

Vielen Dank für die zügige Beantwortung meiner Fragen! Die Antwort hat mich schon länger beschäftigt und ich hatte geahnt, dass die Antwort auf die Frage und die Einschätzung so ausfällt. Von Sharepoint kommend ist man etwas verwöhnt. Also: bis auf die Standard-Collobaratio-Site gibt es keine Template-Site, alles eigenentwickelt.

Den Punkt mit Share und ADF habe ich noch nicht richtig verstanden. In der Version 6 ist Alfresco über Share erreichbar. In der Version 7 wird dann das Konzept aufgelöst? Ersetzt durch ADF? Wo kann ich mich diesbezüglich informieren? Deine Kritik an ADF klingt fundamental und ich würde gern das Problem besser verstehen. Ein Link würde zur weiteren Info-Aufnahme würde mir schon mal reichen.

Ich könnte mir gut vorstellen, dass es einige neugierige Sharepoint-User gibt und ich könnte mir vorstellen, dass es enthusiastische Wechsler gibt, die von Sharepoint nach Alfresco gewechselt sind und über Erfahrungen berichtet haben. Gibt es da  ein Thread/Nutzer/Nutzergruppe?

afaust
Master

Re: Dokument Management und Knowledge Management?

Bzgl. Share und ADF sind die folgenden Resourcen interessant (tlw. bezieht sich nur ein kleiner Teil des jeweiligen Beitrags auf das Thema)

Keiner von Alfresco sagt, dass Share direkt durch ADF / ACA / DW ersetzt wird. Das wäre auch falsch, denn man verfolgt hier ganz klar komplett andere Ansätze (Custom Mini-Apps zugeschnitten auf einzelne Anwendungsfälle, statt einer konsolidierten, zentralen Plattform; keine Kollaboration mehr, nur knallharte Geschäftsprozesse). Bzgl. Share wird auch von Jahr zu wieder beteuert "it is not going away", aber es wird halt auch (fast) nichts investiert, und wenn, dann nur in Wartung / Deprecation bzw. Entfernung von Funktionen, um Wartung zu vereinfachen. Auf der letzten DevCon im Januar wurde die Aussage getroffen dass "Share will be supported through 2021", was heißt, nach 2021 ist komplett offen, was damit passiert. Je länger es so verweilt wie jetzt und Alfresco allen Fokus auf ADF / ACA / DW legt, und alle neuen/alten Kunden mehr oder weniger unsanft dahin bugsiert, desto wahrscheinlicher ist, dass man dann irgendwann sagen kann, "So long and thanks for all the fish".

Hätte Alfresco mit seinen Governance Services nicht ein Produkt, was umfangreich auf Share aufbaut und nur aufwändig umzustellen ist (auch angesichts mächtiger / änderungsresistenter Kunden wie die US Navy), dann wäre es meiner Einschätzung nach schon längst eingestellt worden...

mme
Established Member

Re: Dokument Management und Knowledge Management?

Vielen Dank für die Auskunft, die Links und Einschätzungen sind sehr wertvoll.  ADF / ACA / DW sind Themen, in die ich mich einarbeiten muss.  Vielleicht habe ich nicht das richtige Verständnis von ADF / ACA / DW. Gibt es ein Produkt, dass damit bereits arbeitet? Für mich klingt Deine Antwort nach einem eigenständigen Programmieransatz, der ggf. mehr auf Prozesse (BPMN 2.0, Activiti, Hierarchie) und weniger auf Kollaboration ausgerichtet ist (wobei Kollaboration als Prozess auch denkbar wäre). Aber auch dann benötigt man ein Rechtemanagement für Sites, Elemente, muss man Dokumente und Listen bearbeiten usw. 

afaust
Master

Re: Dokument Management und Knowledge Management?

Da ADF (und damit auch ACA / DW, die auf ADF basieren) Angular einsetzt im Vergleich zu dem veralteten YUI bei Share, ändert sich natürlich auch der technische Programmieransatz. Aber konzeptionell ändert sich halt noch einiges mehr. Es gibt damit (in Zukunft, nach aktuellen Stand der Dinge) keine UI mehr, die man ganz einfach per Plug&Play über Addons erweitern kann - jedwede Erweiterung erfordert einen Rebuild der Anwendung mit manueller Anpassung von Code + Konfiguration. Es gibt (absehbar) keine Funktionalitäten mehr für Sites, Listen etc. Es wird sich alles um einfache Verzeichnisstrukturen, Dokumente und Prozesse (Activiti Cloud) drehen. Die einfachen Verzeichnisstrukturen werden weiterhin ergänzt durch "Smart Folder" und facettierte Suchen, aber ich erwarte nichts, was über die Beziehung von Verzeichnissen zu ihren Inhalten hinausgeht.