Dokument Management und Knowledge Management?

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Re: Dokument Management und Knowledge Management?

Also das klingt für die Zukunft einigermaßen dramatisch. Man möchte die Dinge ja einfacher haben, nicht schwieriger. Man könnte sicherlich ein paar Jahre mit der gegenwärtigen Alf6 arbeiten und sich mit dem Einsatz der zukünftigen Version zurückhalten (die ja noch in Entwickling ist). Aber ewig geht das auch nicht. Wie stabil hinsichtlich von bisherigen Sicherheitslücken ist Alf? Vielen Dank für Deine Einschätzungen, das hilft schon sehr, sich zu orientieren.

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Re: Dokument Management und Knowledge Management?

Nun ja, die Verfechter von ADF / ACA / DW würden argumentieren, dass man die Entwicklung ja dadurch stark vereinfacht, dass man auf eine Technologie, die de facto Stand der Technik in Sachen Webentwicklung ist, und sich nicht mit den Altlasten von Share beschäftigen muss. Zu den Altlasten werden auch die Funktionen gezählt, die tendenziell eher selten / weniger eingesetzt wurden (Collaboration) und im aktuellen Verständnis von Analysten bzgl. EFSS bzw. Content Services (ECM ist ja u.a. von Gartner und Co totgesagt worden) keinen Platz haben. Aus der angloamerikanischen Sicht auf IT-Prozesse macht das auch Sinn - die ticken eh komplett anders (s. Cloud / Privacy etc).

Bzgl. Sicherheitslücken kann ich nur sagen, dass ich in meiner bisherigen Zeit mit Alfresco (seit 2010) keine allzu gravierenden Sicherheitslücken erleben durfte, die nicht zeitnah im nächsten Release auch korrigiert wurden. Selbst für Community gab es in einigen Fällen ausnahmsweise Releases mit Korrekturen, obwohl bis zur nächsten Hauptversion kein Release mehr geplant war. Natürlich gibt es aufgrund der in Einzelfällen stark veralteten 3rd-party Bibliotheken in Alfresco durchaus noch Potential, dass dort Schwachstellen / Fehler schlummern, aber in welcher Software ist das nicht der Fall. Die größte, potentielle Sicherheitslücke bei Alfresco - wie bei jeder Software - ist immer noch der Endnutzer, dicht gefolgt vom unqualifizierten Entwickler / Admin.

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Re: Dokument Management und Knowledge Management?

"dicht gefolgt vom unqualifizierten Entwickler / Admin." haha, das Alfresco mit Schnittstellen ist so groß, dass es durchaus Schwierigkeiten gibt, den Überblick zu wahren.  Welche Erfahrungen für  den Administrationsüberblick haben sich als gut herausgestellt? Gegenwärtig führen wir eine Site, in der u.a. Features, Problems, Development-Needs geführt werden.

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Master

Re: Dokument Management und Knowledge Management?

Bei vielen meiner Kunden wird i.d.R. schon ein Issue-Tracker und Wiki für die allgemeine Entwicklung / Administration von IT-Diensten geführt, häufig JIRA + Confluence. Daher werden solche Informationen selten in Alfresco gehalten - das wäre auch problematisch, wenn z.B. Alfresco nicht zur Verfügung steht, und man nach "Known Problems" suchen wollte... Andere Kunden nutzen Ticket-/Support-Systeme, bei denen auch die Endanwender einbezogen werden (OTRS, Service Now, Redmine u.ä.).

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Re: Dokument Management und Knowledge Management?

Das macht sicherlich Sinn, die Features&Problems&Development-Listen außerhalb von Alfresco zu führen. Wir tendieren zum Redmine auf einem von Alfresco getrennten Server. Auf der Basis von Alfresco 6 Community (Docker-Installationen:alfresco/alfresco-content-repository-community:6.0.7-ga, alfresco/alfresco-share:6.0, alfresco/alfresco-search-services:1.2.0 und alfresco/alfresco-libreoffice:latest)  und Activiti 6 versuchen wir gegenwärtig, Activiti 6 auf Dokumentenbibliotheken von Alf zugreifen zu lassen. Wäre hierfür CIMS als Schnittstelle und Authentifizierung für beide Systeme einzusetzen? Und weitere Frage: Eigentlich sollten wir in der Dok-Bib Dokumente in libre-office öffnen können. Uns wird dort aber nur eine MS Word-Option auch bei ODS Dokumenten angezeigt. Jetzt hatten wir überlegt, LOOL zu installieren:  /blogs/alfresco-premier-services/2019/03/19/collaborative-edition-on-alfresco-using-libreoffice-onli... , aber vermutlich würde die Option dann auch nicht angezeigt werden. Was wäre da nach zu installieren und: Gehrt das überhaupt vor dem Hintergrund der Docker-Alfresco-Installation? Oder allgemeiner: Welche Nachteile könnten sich später bei einer Dock-Installation herausstellen? Der nächste Vorhaben wäre, Alfresco Governance Services anzufügen. Wird uns Docker dort ein Bein stellen? Was wäre das richtige Vorgehen?

docker‌ cims‌

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Master

Re: Dokument Management und Knowledge Management?

Also ich würde die neueren ReST APIs sehr wahrscheinlich CMIS vorziehen. Hintergrund: CMIS als Standard ist leider tot, heißt, wird nicht weiterentwickelt. Die v1 ReST API von Alfresco ist relativ neu, in aktiver Entwicklung und deckt einfach mehr Bandbreite der Funktionalitäten ab.

Ein Öffnen in LibreOffice gibt es im Alfresco-Standard ohne irgendeine Erweiterung nicht, also kann da auch keine entsprechende Aktion an ODS angezeigt werden. Die Option bzgl. Word bei ODS verwundert mich etwa, denn das sollte es (ohne Anpassung / Erweiterung) auch nicht geben. LibreOffice Online ist eine Variante, mit ODS Dokumenten zu arbeiten. Es gibt auch den CMIS Connector innerhalb LibreOffice Desktop, welcher mit Alfresco interagieren kann. Und natürlich LibreOffice Online Edit, was womöglich die Funktion ist, auf die sich die Frage bezog.

Keine der Lösungen sollte in irgendeiner Art von Docker eingeschränkt sein / werden - grundsätzlich schränkt auch nicht Docker irgendwas ein, sondern eher ein etwaiges Unverständnis, wie man ein verteilte Anwendungen auf Basis von Docker richtig / sauber integriert. Da ich jedoch mit keinen dieser Addons im entferntesten regelmäßig arbeite (i.d.R. nur einmalig ausprobiert), kann ich nicht auf einen allzu großen Erfahrungsschatz zurückgreifen.

Ehrlich gesagt, sofern nicht ABSOLUT notwendig, empfehle ich DRINGENDST auf Alfresco Governance Services / Records Management zu verzichten. Es ist ein Paradebeispiel, wie Erweiterungen NICHT entwickelt werden sollten, und es gibt sehr häufig Seiteneffekte, die durch das ganze System durchschlagen. Auch ist der Anwendungsfall sehr amerikanisiert, und aus meiner Erfahrung im deutschsprachigen Raum selten passig nutzbar.

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Re: Dokument Management und Knowledge Management?

Danke, Danke, Danke Smiley Happy

So sieht es die Dokumentenbibliothek aus.

Document Lib Alfresco 6

Anfangs konnten wir noch in MS Word bearbeiten und speichern, mittlerweile haben wir beim Öffnen von Word-Dokumenten keine Bearbeitungsberechtigung mehr (Schreibschutz) in Word. Wir vermuten, dass die Schreibschutzverriegelung mit der OS 10.14 Mojave zusammenhängt. Wer da weiterhelfen kann - gibt wohl ein paar Nutzer, die Interesse an Lösungen haben: AOS - Document read only if Word will be closed without saved changes 

Aber weil es diese Schreibschutzproblematik gibt und wir keine Lösung dafür finden konnten, wollten wir Libre Office ausprobieren. Vielleicht ist der Word-Connector durch den Docker: alfresco/alfresco-libreoffice:latest mitinstalliert worden, Libre Office Konnektor allerdings nicht. Smiley Happy

Vielen Dank erstmal, dass Du hier Licht ins Dunkle gebracht hast. Wenn man neu in Alfresco und auch Interesse an Activiti hat, dann wird man angesichts der Dokumentationen erschlagen. Zumal sich in den Dokumentationen kein Orientierungswissen findet. Möchtest Du nicht ein Buch schreiben? Ich helf DirSmiley Wink  Wünschenswert wäre ein Buch in dieser Art: https://www.amazon.de/Erfolgreiche-Portalprojekte-aktualisiert-Praxishandbuch-f%C3%BCr-die-optimale-...  Den Sharepoint-Autoren gelingt es da auf eine sehr dichte Art und Weise, inhaltliche Vorgehensweisen im Sharepoint-Site&Architecture-Building darzustellen. Die Hauptarbeit neben allen dem technischen Know-How ist die Konzeption und das Nachdenken über die Dokumenten-Architektur und den Typ der Kollaboration. Sowas kann sich natürlich bottom up entwickeln und Alfresco hat auf Grund der Enthierarchisierung der Sites da einen Vorteil.  Aber es entbindet auf längere Sicht nicht, Top-Down nachzudenken, wie die Plattform geführt werden soll, zumal wenn dann auch noch Activiti/Prozessmanagement/BPMN hinzukommen und auf Grund von ISO-Normen dokumentiert werden muss.

Harbour of views - Invitation 

please recommend me a learning path to make good use of alfresco 

Was mich insbesondere interessiert ist, inwieweit ITIL in Alfresco umgesetzt werden kann,wo es Grenzen hat.

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Re: Dokument Management und Knowledge Management?

Ausgehend von dieser Grafik hätte ich einige Verständnisfragen. Zunächst gehe ich davon aus, dass diese Grafik mittlerweile veraltet ist. Der Activity Modeler zusammen mit BPMN und Forms ist aufgegangen in Activiti 6 bzw vermutlich Activiti 7 (davon nehme ich gegenwärtig Abstand weil die Installation zu aufwendig ist und ich erstmal das Grundprinzip des Zusammenspiels mit Alfresco verstehen will). Im Grund ist der Modeler abgeschafft und man arbeitet direkt in dem Designer. Diese Arbeit könnte auch in Eclipse Activiti durchgeführt werden.  Activiti ist grundsätzlich eine Stand-Alone Software, die unabhängig von Alfresco läuft. Sie kann aber über die Rest-API angebunden werden. In der Grafik sehen wir Alfresco Process Services, Alfresco Content Services und Alfresco Governance Services. Diese Grafik scheint für die hosted Enterprise Variante zu gelten.

Ist Alfreco Community Edition im Funktionsumfang das gleiche wie Alfresco Content Services? Sind Beschreibungen für ACS genauso für ACE gültig?

Dann: Alfreso Process Services : In ACE ist ja bereits eine rudimentäre Process-Engine auf der Basis von Activiti installiert, weswegen Workflows durchgeführt und zugewiesen werden können. Wenn nun Activiti 6 an ACE per Rest-API angebunden wird, kann man: APS dazu installieren oder ist APS Voraussetzung oder überflüssig oder gar nicht möglich zu installieren.

Und davon abhängig/unabhängig: Wie bekomme ich meinen Prozess aus Activiti in Alfresco - gibt es da eine schritt für Schritt Anleitung?

Von Alfresco Governance Services hat Du dringend abgeraten.  Hoffe frohe Ostern gehabt zu haben Smiley Happy Viele Grüße

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Master

Re: Dokument Management und Knowledge Management?

Die Installation / Nutzung eines separaten Docker-Containers alfresco/alfresco-libreoffice:latest kann keine Erweiterung / keinen Connector magisch in Alfresco installieren. Tatsächlich ist dieser Container spezifisch für Alfresco Enterprise und kann von Alfresco Community Edition nicht verwendet werden.

Zum Buchschreiben fehlt mir - neben wahrscheinlich dem allgemeinen Talent, notwendigen Durchhaltewillen und der gebotenen Neutralität / Sachlichkeit - schlicht die Zeit.

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Re: Dokument Management und Knowledge Management?

Die Graphik ist tatsächlich nicht veraltet - sie ist sogar etwas "neuer" als der eigentliche Stand der Dinge, d.h. sie stellt eher eine Vision dar denn eine Dokumentation des aktuellen Zustands.

Mit Activiti 7 bzw. Alfresco Process Services (APS) 2.x wird der Modeller-Teil aus dem Kern des BPM Produktes (Activiti App bzw. APS, was nicht mit der Activiti Engine zu verwechseln ist, welche nur eine der Kernbibliotheken darstellt) "extrahiert" und separat betrieben. Es gibt dann (nach meinem Verständnis) kein einfaches Live-Deployment / User-generated Prozesse mehr, sondern ein von (Cloud-/Kubernetes-) Administratoren durchgeführtes, technisches Deployment eines "Process Bundles", was faktisch eine eigentändige Activiti Instanz darstellt.

Alfresco Governance Services hat aktuell überhaupt keine mir bekannten Funktionalitäten auf Ebene von Alfresco Process Services, so dass dessen alles umfassende Darstellung in der Graphik in meinen Augen schlicht falsch / irreführend ist (Tech Marketing halt).

Alfresco Content Services und Alfresco Community Edition sind in den meisten Punkten als deckungsgleich zu betrachten. Alfresco Process Services dagegen ist ausschließlich "Enterprise", d.h. kommerziell. In Alfresco Content Services / Community Edition läuft aktuell Activiti 5 als Kernbibliothek. Es gibt keine Pläne bzw. bekannte Anbindungen, um Activiti 6 mit ACS nutzen zu können - eher wird Activiti über kurz oder lang komplett aus ACS wegfallen und durch irgendeine stark vereinfachte Lösung bzw. eine Anbindung zu Activiti 7 / Activiti Cloud ersetzt werden.

Ich empfehle i.d.R. Tutorials von Jeff Potts‌, z.B. Creating Custom Advanced Workflows in Alfresco