Versionsnummern von Dokumenten beim Download hinzufügen

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mow
Member II

Versionsnummern von Dokumenten beim Download hinzufügen

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Guten Tag,

ich bin auf der Suche nach einer Möglichkeit, die Version eines in Alfresco abgelegten Dokuments (hauptsächlich MS Office Dateien) beim Ausdrucken des Dokuments sichtbar zu machen. Leider finde ich hier keine Möglichkeit. Es wäre grundsätzlich gleichgültig, ob die Versionsnummer über eine Modifikation des Dateinamens oder über eine Meta Eigenschaft übergeben wird. Hintergrund sind die Anforderungen der ISO 9001 hinsichtlich Nachvollziehbarkeit bei gedruckten Dokumenten.

Bin für jede Hilfe dankbar.

Beste Grüße

Wolfgang

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afaust
Master

Re: Versionsnummern von Dokumenten beim Download hinzufügen

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Es ist schon verdammt lang her (ca 2013) aber ich habe für einen Kunden aus ähnlichem Grund (ISO 9001) mal eine Java-basierte Policy / Behaviour geschrieben, welche in MS Office Dokumente spezifische Metadaten geschrieben hat, welche dann über unternehmensweit einheitliche Vorlagen automatisch in Kopfzeilen des Dokumentes integriert wurden, und somit auch auf Drucksachen erschienen. Hierzu habe ich die DOCX4J Bibliothek verwendet um die Dokumente in Java zu manipulieren. WIchtig hierbei war u.a., dass man aufpassen musste, eine Endlosschleife zu vermeiden, denn durch das Erstellen einer Version wurde die Policy ausgelöst, welche den Dokumentinhalt verändert und damit u.U. wieder eine neue Version auslöst.

Für den gleichen Kunden wurde mittels DOCX4J auch eine Aktion in Alfresco Share hinzugefügt, um Dokumente basierend auf DOTX-Vorlagen zu erzeugen, und dabei automatisch in den Metadaten auch die Verknüpfung zur Vorlage zu setzen, damit nach einer Aktualisierung der Vorlage im Alfresco auch die in Verwendung befindlichen Dokumente sich den neuen Stand der Vorlage ziehen konnte, sofern sich der Anwender im Unternehmensnetz befand und Zugriff auf Alfresco hatte...

Eine vordefinierte Funktion hierfür gibt es meines Wissens nicht. In der Enterprise Version ist es tlw. möglich, bestimmte Metadaten in DOCX-Dateien einschreiben zu lassen, aber dies setzt die Nutzung von AOS voraus und würde andere Schnittstellen (UI / WebDAV) vernachlässigen. Ich konnte bisher auch nicht prüfen, ob das für die Versionsnummber bzw. beliebige Metadaten angepasst werden kann.

2 Replies
afaust
Master

Re: Versionsnummern von Dokumenten beim Download hinzufügen

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Es ist schon verdammt lang her (ca 2013) aber ich habe für einen Kunden aus ähnlichem Grund (ISO 9001) mal eine Java-basierte Policy / Behaviour geschrieben, welche in MS Office Dokumente spezifische Metadaten geschrieben hat, welche dann über unternehmensweit einheitliche Vorlagen automatisch in Kopfzeilen des Dokumentes integriert wurden, und somit auch auf Drucksachen erschienen. Hierzu habe ich die DOCX4J Bibliothek verwendet um die Dokumente in Java zu manipulieren. WIchtig hierbei war u.a., dass man aufpassen musste, eine Endlosschleife zu vermeiden, denn durch das Erstellen einer Version wurde die Policy ausgelöst, welche den Dokumentinhalt verändert und damit u.U. wieder eine neue Version auslöst.

Für den gleichen Kunden wurde mittels DOCX4J auch eine Aktion in Alfresco Share hinzugefügt, um Dokumente basierend auf DOTX-Vorlagen zu erzeugen, und dabei automatisch in den Metadaten auch die Verknüpfung zur Vorlage zu setzen, damit nach einer Aktualisierung der Vorlage im Alfresco auch die in Verwendung befindlichen Dokumente sich den neuen Stand der Vorlage ziehen konnte, sofern sich der Anwender im Unternehmensnetz befand und Zugriff auf Alfresco hatte...

Eine vordefinierte Funktion hierfür gibt es meines Wissens nicht. In der Enterprise Version ist es tlw. möglich, bestimmte Metadaten in DOCX-Dateien einschreiben zu lassen, aber dies setzt die Nutzung von AOS voraus und würde andere Schnittstellen (UI / WebDAV) vernachlässigen. Ich konnte bisher auch nicht prüfen, ob das für die Versionsnummber bzw. beliebige Metadaten angepasst werden kann.

mow
Member II

Re: Versionsnummern von Dokumenten beim Download hinzufügen

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Danke für die rasche Rückmeldung Axel,

ich hatte befürchtet, dass es hier keine Lösung von der Stange gibt. Die Variante mit DOCX4J sieht jedoch vielversprechend aus. Danke auch für den Hinweis auf die Endlosschleife!

Für mich ist die Frage hiermit vorerst beantwortet. 

Nochmals Danke

Wolfgang