Aprobación de nuevos documentos

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eidan
Member II

Aprobación de nuevos documentos

Hola a tod@s,

Antes de nada, saludar a tod@s los que aquí ayudan y contribuyen en la comunidad de Alfresco. 

Soy nuevo de escasos días en la versión Alfresco Community Edition. La verdad es que acabo de aterrizar en el mundo de los gestores documentales. Vengo probando NUXEO, EXO y Alfresco el cual es el que mas me convence por la curvatura de aprendizaje que tiene. 

Llevo días leyendo en foros, docs... pero no consigo aclararme a la hora de realizar una casuística en concreto. 

Mi duda/pregunta:

- Existe alguna forma de crear esta regla / workflow ?

1.- Un usuario sube un documento o modifica uno existente

2.- Dicho documento / modificación no se hace público hasta la aprobación por parte del responsable. ( un usuario distinto por sitio o por carpeta por ejemplo) 

3.- De ser aprobado, se hace público y se versiona la revisión en su defecto de ser el caso. 

He probado creando reglas en las carpetas y conseguir el control de archivos usando carpetas de Aprobados / Pdte aprobar, por ejemplo. 

Pero no consigo poder asignar un workfow de aprobación orientado al responsable del sitio o a un usuario en concreto. 

En las pruebas el documento lo puede aprobar cualquier usuario con permisos. 

Espero haberme explicado correctamente y agradecerles de antemano la ayuda y el tiempo.

Salu2

6 Replies

Re: Aprobación de nuevos documentos

Quizá la manera más sencilla de realizarlo es la que has intentado. Tal y como dices el documento lo puede aprobar "cualquier usuario con permisos". ¿Qué tal si mueves los documentos pendientes de aprobación a una carpeta en la que tengan solo permisos los usuarios aprobadores y la aprobación devuelve el documento a su ubicación original?

Software Engineer in Alfresco Search Team.
eidan
Member II

Re: Aprobación de nuevos documentos

Muchas gracias Ángel !

La verdad es que he estado probando mas detenidamente el hacerlo como tu dices y la idea funciona.... He aplicado reglas en las carpetas de la siguiente forma. 

Regla A

1.- Creación de documento:

            Mueve el archivo a la carpeta "Pendientes"

            Genera un flujo simple de aprobación

                        Aprobado: Se mueve de la carpeta de "Pendientes" a origen.

                        Rechazado: Se mueve de la carpeta de "Pendientes" a "Rechazados"

2.- Se modifica el documento: Mueve el archivo a la carpeta "Pendientes"

            Genera un flujo simple de aprobación

                        Aprobado: Se mueve de la carpeta de "Pendientes" a origen.

                        Rechazado: Se mueve de la carpeta de "Pendientes" a "Rechazados"

Con que me encuentro ahora... que creo tenerlo solventado (no se si ves alguna forma mejor....) 

Cuando vuelvo a mover el documento al ser "aprobado" a la carpeta de origen, salta de nuevo la regla de "nuevo documento" y me retorna a la carpeta "Pendientes". Vamos que me hace un bucle.

Solución (por parte mía):  

Crear otra regla (1era) que detectar que el documento esta etiquetado como "aprobado" no realice ningún cambio.

Cuando modifican un documento, pierdo la visibilidad del mismo porque pasa a "Pendientes" que es lógico, pero la versión anterior a la modificación no la ve nadie hasta que sea "Aprobada" la nueva versión. 

Y cuando es aprobada, al retornar a su origen, no incrementa la versión ... 

Peor es se se "Rechaza" que pasa a rechazados perdiendo incluso la versión "Aprobada" .

No se si me estoy liando o lo que intento hacer es muy rebuscado ... 

Nuevamente muchas gracias por tu tiempo. 

Re: Aprobación de nuevos documentos

Lo cierto es que sí me estoy perdiendo un poco.

¿Por qué quieres cambiar la versión cuando un usuario la aprueba? Lo que está aprobando es la versión actual, no?

Cada vez que se actualiza el contenido se incrementa el número de versión, así que no creo que tengas que añadirla tu artificialmente.

Software Engineer in Alfresco Search Team.
eidan
Member II

Re: Aprobación de nuevos documentos

Creo, la verdad, que el problema mio es de concepto.

Intento generar un workflow avanzado desde una regla de carpeta, para evitar así que el usuario se quien inicie. 

Ya estoy suponiendo que el usuario sera despistado .... 

Pero veo que definitivamente tengo que ir a morir a un flujo de trabajo complejo.

Te explico la casuristica, sin animo de robarte mas tiempo y de ayuda.

Se crean archivos de imagen de etiquetas de productos.

Estas etiquetas deben ser aprobadas.

Muchas ocasiones se generan distintas versiones de esa etiqueta, por normativas... idiomas... etc y se necesita volver a validar que es correcta.

Y de todo ello, el departamento de impresión, debe acceder siempre a la última etiqueta aprobada para imprimir. 

Por mucho que exista una nueva, nunca se usara en producción si no ha sido debidamente aprobada esa versión/modificación. 

Lo mismo ocurre en documentos de textos, en este caso traducciones... 

ETC. 

pacosantos
Active Member II

Re: Aprobación de nuevos documentos

Documentalmente puede estar aprobando una review y al ser aprobada (siendo una versión menor), esta debe pasar a versión mayor como consecuencia de la aprobación anterior. De hecho en condiciones normales de uso, solo los usuarios editores (no confundir con el rol de seguridad de Alfresco) deberían poder acceder a las versiones menores, como grupo de trabajo. 

Es totalmente lógico y documentalmente impecable.

narkuss
Active Member II

Re: Aprobación de nuevos documentos

Si lo he entendido bien, podrías crear una carpeta "aprobados", pública, y que los aprobados vayan ahi, y no al origen. También establecería una carpeta "borradores" o algo así para limitar el scope de la regla que inicia el workflow de aprobación.

A partir de ahí, jugar con los permisos para que cada carpeta la pueda ver el grupo que te interese.