Regra de temporariedade de documentação

[raquel_ballero]

Boa tarde!

Necessito de uma regra, ou um aspecto que permita que uma documentação contenha um período de 1 ano após o seu versionamento ou alteração. Após este 1 ano esta documentação tem que ser verificada, caso necessite de atualização.

Não encontrei nenhuma regra que possibilite isso, alguém conhece, ou somente desenvolvendo?

[douglascrp]

Boa noite.

Uma forma do Alfresco para fazer isso que você descreveu é através de customização.

O primeiro ponto é criar um tipo ou aspecto, contendo uma propriedade para te permitir cadastrar essa data.

O segundo ponto é criar um job agendado que localiza os documentos que necessitam ser verificados com base na data, e de alguma forma notificar os usuários, seja por email, workflow ou qualquer outro mecanismo que você prefira.

Uma segunda opção, mas que não sei se vai te atender, é utilizar o módulo Records Management do Alfresco, mas acho que você vai estar usando uma bazuca para matar uma formiga.

[williamsilva]

Bom dia,
1-uma documentação contenha um período de 1 ano após o seu versionamento ou alteração
a) Esse documento - contrato  foi desmaterializado ou já nasceu digital;
b) Quem garante que o documento versionado não foi revertido dias antes;
c) Esse documento pode estar  sendo usado por um usuário ou corrompido;
d) Se a regra for excluida, como será validada as datas de documentos seguintes
e) se o documento for movido da pasta ou deletado

Obs.:

- Regras são aplicadas as pastas
- Aspecto é uma maneira de normatizar os documentos dentro do content, e com iss encontrar documentos com precisão.
Nada impede de utilizar o ponteiros <<data de vencimento>> mais será que é correto..??

-Acredito que o melhor seria é vc. utilizar CMIS ,  desenvolvimento e posteriormente alarmes.

sds.

[raquel_ballero]

Wiliian, boa tarde!

Obrigada pela sua resposta!

Uma dúvida, qual aspecto você adicionou para que estas datas apareçam nas propriedades? (Efetividade)

Teria como criar uma regra que verifique essas datas e faça alguma ação para o documento? não encontrei nenhuma que verifique essas datas, e sim, somente regras quem que se pede para selecionar uma data.

[raquel_ballero]

Douglas, obrigada por mais uma vez tirar minhas dúvidas.

O que seria esse módulo Records Management, como faço para ter acesso as demais possibilidades de gerenciamento que ele proporciona para as documentações, tenho que instalar alguma coisa, é free?. Teria alguma documentação que detalhe este módulo.

[douglascrp]

É um módulo adicional do Alfresco que te permite controlar esses tipos de documentos com regras de temporalidade e tudo mais.

Com ele você pode configurar para que documentos sejam preservados por determinado tempo, e que sejam destruídos automaticamente após uma data X, por exemplo.

Você pode baixar e instalar, pois ele é gratuíto.

A documentação oficial está em Alfresco Records Management 2.5 | Alfresco Documentation 

O instalador você pode baixar na mesma página onde baixou o Alfresco:  

[raquel_ballero]

Baixei somente o Records Management, porem após extrair o arquivo zip não existe um instalador, apenas 2 arquivos .amp, é isso mesmo? Tenho que fazer algum procedimento para iniciar esta instalação?

[douglascrp]

Os arquivos AMP são exatamente o que você precisa para a instalação.

Arquivos AMP são a forma (uma das pelo menos) de se empacotar customizações, e nesse caso, o próprio RM é uma customização do Alfresco.

Todo o processo de instalação está descrito na documentação oficial, Installing Records Management | Alfresco Documentation 

[raquel_ballero]

Fiz o Download somente do módulo Records Management, porém conforme o tutorial de instalação nao veio um arquivo com o descritivo enterprise e sim community

Existe alguma característica que mude no alfresco que eu posso identificar como este módulo? Sei lá, uma regra nova, uma aba nova? Pois não tenho certeza se consegui de fato instalar o modulo com sucesso.

[douglascrp]

Bom dia.

Está correto. Realmente você não vai ter acesso à versão enterprise, pois essa é somente para clientes pagantes.

Sobre a ativação, você precisa ler a documentação que te enviei.

Na mesma página da instalação tem outro link que descreve o processo. Veja Creating the Records Management site | Alfresco Documentation